- ¿Qué es RPA?
Métricas - Beneficios esperados
La mente humana es compleja. Los humanos a veces nos sentimos, aburridos, cansados, agotados y como efecto inevitablemente tendemos a cometer errores en nuestras operaciones a pesar que tengamos décadas de experiencias en ellas.Pero tranquilos que con la RPA, realmente se pueden eliminar los errores.
Así que por lógica tendríamos que conocer el proceso:
Conocer el volumen de trabajo habitual que realiza el operario, y cuántos errores comete. si se necesita rehacer debido a un error humano y después medir la cantidad de trabajo que se necesita rehacer después de implementar un robots de software. Esta simple comparación revela uno de los máximos beneficios de los robots. Ya que cada vez hay menos necesidad de rehacer el trabajo y por lo tanto mejora el ambiente laboral aumentan los ingresos y se puede priorizar ese tiempo .
Recordatorio: Mientras mejor se documente el proceso y se eliminen los desvíos de información, más eficientes será el robot.
Ya debes de saber que los robots trabajan las 24 horas al día y 365 días a al año.
Como es evidente estos robots son código diseñado para cumplir funciones específicas. Solo necesitarán desconectarse ocasionalmente para realizar parches y actualizaciones .
Nuestra recomendación es aislar el proceso que se desea estudiar antes y después de RPA.
Documentar cuánto tiempo de inactividad necesitan los empleados para contemplar una flujo de tareas y luego compararlas con la del robot, y así poder contemplar volúmenes semanales, mensuales y anuales de empleabilidad del robot en su área o departamento de su organización.
La velocidad del proceso es una medida del tiempo que se tarda en completar un proceso. Con los robots trabajando junto a sus empleados, puede realizar los procesos mucho más rápido.
Por ejemplo, los robots pueden procesar formularios de ingreso de pacientes para un hospital mucho más rápido que los empleados. Los médicos y enfermeras podrán entonces atender las necesidades de los pacientes más rápidamente y confiar en que los registros serán más precisos.
La velocidad del proceso, desde la ingesta hasta la atención al paciente, es mucho más rápida con la RPA.
Se debe medir la velocidad de los procesos antes y después de la implementación de RPA. Velocidades medias a través de intervalos de tiempo, tales como estaciones y plazos, para obtener estimaciones precisas. También se debe tener en cuenta el trabajo que realizan los robots en "horas no laborables" que los humanos no podrían realizar.
Si se hace un seguimiento del tiempo que se tarda en procesar manualmente una pila de papeles, como facturas o reclamaciones, puede estimar las mejoras en el tiempo medio de manipulación (AHT), es decir, el tiempo medio que se tarda en procesar una pila de papeles.
Cuanto más bajo sea su tiempo medio de manipulación, mejor podrá mantenerse al día con los acuerdos de nivel de servicio (SLA) vinculados a la finalización de procesos o tareas dentro de ciertos períodos de tiempo. Al observar los cambios en la velocidad del proceso, también se pueden configurar alertas e informes periódicos para realizar un seguimiento de los estados de sus acuerdos de nivel de servicio y asegurarse de que está cumpliendo los acuerdos de nivel de servicio sin superar ninguna limitación en cuanto a los tiempos medios de gestión o procesamiento.
Con la correcta implementación de robots de software. Los errores se pueden reducir o elminar indefinidamente.
Sabemos que mientras menos errores se tengan, significa menos problemas de cumplimiento. Una de las principales razones por la cual fueron creados estos robots de software son:
Protección de datos: Supervisar el refuerzo de cualquier cambio de cumplimiento, lo que resulta especialmente útil para la llegada de nuevas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
Recomendaciones :
- Antes de desplegar un sistema de RPA, es necesario hacer una auditoría del número de herramientas necesarias para completar un proceso determinado.
- Algunas de estas serán automatizaciones y otras serán herramientas manuales que ya no son necesarias.
- Por ejemplo, antes de la RPA, un banco necesitaba tres aplicaciones de escritorio y web (así como dos departamentos) para extraer y comparar registros de datos.
- Con un Robot RPA, pudieron hacer el trabajo con sólo un portal web y una sola aplicación de escritorio. Y aquí viene lo que parece magia. El establecimiento de controles y contrapesos respaldados por procedimientos de RPA y Human-in-the-Loop garantiza que se puedan cumplir con los estándares de cumplimiento. El problema era que reforzar estas normas es más difícil y lento si los procesos que requieren verificación son manuales.
Si hacemos un balance de cuántas deficiencias o errores de cumplimiento se producen, en promedio, durante un período de tiempo. Después de implementar RPA para ese proceso, y contar cuántos errores, si los hubiera, se producen durante ese mismo período. Asi pues se podría cuantificar esta métrica por el número de errores y por el coste de corregirlos.
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Hagamos un ejercicio…
Piensa en un Proceso de Cuentas por Pagar que inicia con recepción, validación y alta de facturas en un ERP, este proceso es realizado por 5 personas (FTEs = Full time equivalent) de tiempo completo, quienes procesan un promedio de 6,400 facturas y boleta mensuales!
No. de horas por mes por FTE | 192 |
FTEs involucrados en el proceso | 5 |
Costo por hora laboral en soles peruanos | S/.20 |
Costo total mensual por realizar el proceso manual x persona | S/.19,200 |
Costo actual anual por realizar el proceso manual | S/.230,400 |
Costo proyecto o costo estimado por automatización del proceso al 90% | S/.25,000 |
Utilicemos la fórmula del ROI:
[ (Costo Actual Anualizado * % de Automatización – Costo Proyecto) / Costo Proyecto ] * 100
[ (230,400 * 90% – 25,000) / 25,000 ] * 100
El resultado es:
ROI al 1er año de vida del bot, un 729.44%
Como puedes ver, el retorno de inversión (ROI) por automatizar este proceso con RPA es muy interesante, eso significa que hay un ahorro económico potencial para la organización. La reducción de costos es una justificación muy poderosa ya que genera un beneficio cuantificable en la reducción de presupuestos.
La investigación de Center for American Progress mostró que el coste medio de la rotación es del 21% del salario anual de un empleado. La pérdida de empleados y la necesidad de encontrar, integrar y entrenar a sus sustitutos es costosa.
MarketWatch (la conocida web publicada por Dow Jones & Co. que sigue el pulso de los mercados para inversores comprometidos) ha desvelado que los trabajos con mayor número de repeticiones también tienen las tasas de rotación más altas.
Los directivos que implementan RPA mejoran:
- la retención de empleados eliminando, o haciendo más fácil, las tareas que es más probable que produzcan rotación.
La retención de los contables, por ejemplo, es difícil en parte porque los contables se enfrentan a un flujo constante e intenso de papeleo, así como a la presión de procesarlo con precisión. los robtos de sofware mejoran fácilmente algunos de los trabajos más cíclicos, dejando que estos empleados realicen tareas más valiosas y críticas para el negocio.
Hay que enfocarse en la medición de la retención de empleados más cercana a los efectos de la automatización. Se deben incluir los departamentos en los que los roles han cambiado más y los departamentos en los que los empleados tienen que operar con robots o interactuar con los “outputs” de los robots con mayor frecuencia.
Esta es la métrica que se tomará más tiempo en ver en el impacto, pero los efectos de la implementación de robots será inmediata.
Esta métrica será la más sencilla de medir. Primero se hará un sondeo a los empleados para ver cuán satisfechos están con sus roles y cargas de trabajo antes y después de la aplicación de la RPA.
Es importante centrarse en los departamentos que sufrirán más cambios debido a la RPA.
Si implementamos robots que automaticen el procesamiento de hojas de horas, por ejemplo:
Deberemos realizar una encuesta a nuestros empleados de recursos humanos (RR.HH.) antes y después de automatizar esa tarea.
Idealmente, se verá un aumento de la satisfacción a medida que los robots eliminan el trabajo manual. Cuanto más se pueda reasignar el tiempo de los empleados a menos tareas manuales, más probable será que aumente la satisfacción de los empleados.
Importante
La satisfacción de los empleados es la medida que más depende de los esfuerzos de comunicación.
Algunos empleados desconfían de perder tareas a manos de robots, por lo que es necesario un plan de comunicación claro para asegurarse de que los empleados entienden cómo y por qué están cambiando sus funciones.
La medición del compromiso y la satisfacción de los empleados demuestra los efectos de la automatización en términos humanos. Si se puede demostrar a los mandos superiores y a los empleados que la RPA tiene un efecto claro y positivo en la dotación de personal, es posible que sea más fácil escalar la RPA en toda la organización.
Las auditorías exigen que los empleados examinen los registros anteriores y verifiquen los detalles importantes. Gran parte de ese trabajo es manual, pero se pueden automatizar partes significativas del mismo.
Antes de una auditoría, un sistema automatizado puede realizar registros cuando los usuarios acceden, cambian o eliminan datos. La RPA también puede conectar silos de datos mediante la comparación de datos en diferentes sistemas, lo que reduce las brechas que podrían incurrir en multas por cumplimiento o pedir a los auditores que verifiquen dos o tres veces diferentes fuentes.
La RPA ofrece la oportunidad de digitalizar su registro de auditoría y utilizar robots para mantenerlo. Con la RPA, algunas de las tareas de auditoria más repetitivas, como:
- Las reconciliaciones
- Las pruebas de control interno
- Las pruebas de detalle
Pueden automatizarse, liberando a los auditores para trabajar en tareas más complejas, como la estimación de inversiones de valor justo o la investigación de anomalías.
Se puede medir el progreso hacia este objetivo proceso por proceso. Para cada período, mediremos la proporción de registros de auditoría que ha podido digitalizar en comparación con los que siguen siendo manuales.
Es posible que ya existan automatizaciones en forma de scripts, macros y procesos personalizados antes de implementar la RPA. Sin embargo, cuando implementa una plataforma de RPA, puede crear robots para cada caso de uso que sean más flexibles y no requieren tanto mantenimiento. A medida que centraliza la automatización, puede ejecutar y supervisar sus robots desde un único panel de control. Como un orquestador donde puedes supervisar las tareas que robot lleva haciendo. Que de hecho todas las herramientas de RPA que conocemos la tienen.
Iniciado el proceso de RPA. El analista examina cuantas herramientas se utilizan y ve cuales puede desechar.
Por ejemplo, antes de la RPA, un banco necesitaba tres aplicaciones de escritorio y web (así como dos departamentos) para extraer y comparar registros de datos. Con un Robot RPA, fueron capaces de hacer el trabajo con sólo un portal web y un único escritorio.
Y para calcular esta herramienta se deben tener ordenados los siguientes datos como:
- Costo decada herramienta antes de implantar la RPA.
- Incluyendo los derechos de licencia
- Los costes de mantenimiento y desarrollo
Los recursos destinados a capacitar a los empleados para que utilicen estas herramientas
Una plataforma RPA tendrá los mismos tipos de costes, pero ya que se puede operar con los robots de manera centralizada en lugar de desde máquinas individuales, todos esos costes serán menores.
Después de automatizar un proceso y liberar a los empleados que hicieron el trabajo manual para completarlo se puede medir los costes de mano de obra ahorrados.
Esto se puede contabilizar en empleados a tiempo completo (ETC), así como:
- Costes de contratación
- Formación
- Salarios.
Si una empresa tiene períodos regulares en los que la demanda es especialmente alta, como al final del mes, al principio de la temporada o al final de una fecha límite de impuestos, también se puede medir la cantidad de mano de obra temporal ahorrada.
Los períodos de alta demanda pueden ser especialmente costosos. El pago extra a sus empleados por horas extras o buscando, contratando y capacitando a empleados temporales que luego no se pueden mantener una vez que se exija que vuelvan a la normalidad.
Los robots, sin embargo, son escalables. Cuando se presentan esos períodos de trabajo intensivo, se puede automatizar el trabajo manual y utilizar esos ahorros en otras áreas.
Hay que comparar el coste promedio de capear los picos de la demanda sin robots con el coste marginal del software de escalamiento durante esos mismos períodos. Se puede hacer la misma comparación para períodos normales para ver cuánta mano de obra adicional puede ahorrar ahora.
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